Capio är Nordens största privata vårdgivare och erbjuder ett brett och högkvalitativt vårdutbud genom sjukhus, specialistkliniker och vårdcentraler i Sverige, Norge och Danmark. Patienter kan även få hjälp via digitala tjänster. Capio är sedan 2018 en del av Ramsay Santé - en ledande vårdgivare med 36 000 medarbetare i sex länder. IT-infrastrukturen är en väldigt central del i organisationen med allt från tjänster direkt mot slutkund till processer för ett effektivt arbetssätt i vården.
Med hjälp av Zitac har Capio implementerat Ivantis Enterprise Service Management lösning och bytt ut tidigare lokala system. Detta har man gjort i syfte att skapa en mer enhetlig IT miljö och bredda lösningen till att användas på flera områden i verksamheten.
Vår tjänsteresa hade inte varit möjlig utan ett ITSM system som stöttar ESM. Vi har nu sett möjligheter att vidga vår ITSM utanför vanlig intern IT. Lösningen används idag även av avdelningen VITA. De arbetar under Capio Support och stöttar vårdpersonal som jobbar ute i landet. Vi kollar även på hur det kan användas i inköp, marknad och administration. Detta är ett exempel på Enterprise Service Management som skapar stort värde för Capio.
Jack Langgaard, Service Desk Manager
Från lokalt managerad till ett centralt tjänsteerbjudande
Capio delade tidigare in organisationen i fyra affärsområden. Varje affärsområde hade ansvar för sina egna funktioner och processer med tillhörande system t.ex IT, support, ekonomi, lön och marknad. Varje affärsområde och enheter tog delvis egna beslut kring investeringar i IT utrustning vilket gav en svårhanterad flora i både ålder, avtal och kvalitet.
Varje gång det kom en större uppdatering/utrullning av versioner på olika applikationer/system tex Windows 7 till Windows 10, blev den stora floran av klienter med olika förutsättningar svår att hantera. Det krävdes att vi certifierade 25-30 olika modeller, sen fick resten bli en ”happening” - man fick hålla tummarna. Det säger sig självt att det krävs enorma resurser för att hålla ihop det, speciellt över tid.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio
För att effektivisera arbetet togs ett beslut kring en gemensam IT-strategi som innebar att gå från decentraliserad, lokalt managerat till ett centralt tjänsteerbjudande med Enterprise Service Management i fokus. Man gjorde om IT´s tre stora områden - Nätverk, Print och IT workplace till en enhetlig tjänst och insåg tidigt att för att nå hela vägen med en tjänst så krävs ett starkt ITSM (IT Service Management) systemstöd för att hålla ihop och följa upp tjänsteleveransen.
Vi ser att pendeln återigen svänger och vi går från ett decentraliserat tankesätt till ett centraliserat. Och det är precis det som hände på Capio, vi satte en strategi för att effektivisera genom att centralisera.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio
Valet av partner - minst lika viktigt som systemet
När en verksamhet behöver komplettera med resurser och kompetens internt är det fördelaktigt att hitta en partner som kan stötta den egna organisationen. Systemets funktioner och potential blir lika viktigt som partnerns spetskompetens och förmåga att hitta lösningar och utmana kunden.
Efter att ha gått igenom 15 potentiella kandidater till partners var det endast några få som Capio tyckte utmärkte sig från mängden. Många partners fokuserade mycket på vad systemet kunde göra och la mindre tid på att förklara vad partnern kunde bidra med.
En bra partner väntar inte på en spec från oss "det här ska göras", vi vill se en proaktivitet i mycket. Vi ser gärna att man har en partner som är expert på verktyget i sig självt och kommer med förslag till eventuella implementationer eller förbättringar för att passa vår verksamhet.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio
Vi på Zitac fick förtroendet att vara Capios IT-partner i deras Enterprise Service Management satsning vilket vi är väldigt tacksamma och stolta över.
Ett system är lättare att hålla reda på än två
Implementationen av ett nytt ITSM system inleddes med en workshop för att definiera samtliga processer och arbetsflöden. Nya processer formulerades kring tjänstebeställningen och prioriteringar gjordes kring vad som skulle implementeras först. Målbilden var att gå live med samtliga tänkta tjänster efter ett halvår, en relativt tight tidsplan. Under projektets gång identifierades fler användningsområden för Ivanti och fler avdelningar involverades, vilket gjorde att införandet växte i omfattning.
För Capios del var det ökad effektivitet och kontroll som motiverade bytet från flera system till att centralisera i Ivanti. Capio såg det som en styrka att inte behöva utveckla och lägga resurser på flera olika system. Det fanns ett stort behov att få en helhetsbild av IT-infrastrukturen och med ett system kan man nu länka samman alla delar.
Har vi en IT Workplace tjänst så behöver man kunna koppla sina assets till tjänsten för att förstå tjänsten. Inte bara leverera en PC utan koppla till support och livscykelhantering av den. Dessa processer måste automatiseras så vi kan lägga mer tid på att analysera, optimera och förbättra våra tjänster istället.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio